Algemene dekkingsmiddelen en Overhead

Om inzicht te geven in de totale kosten voor de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces hebben we een apart overzicht gemaakt van de overhead. Bij de programma's zijn de kosten van het primaire proces opgenomen.

De overhead bestaat uit:

• Leidinggevenden primair proces (hiërarchisch)
  Het betreft leidinggevenden die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van personeelsgesprekken.
• Managementondersteuning primair proces
  Het betreft secretariaten, officemanagement en managementassistentie in het primair proces.
• Juridische zaken
  Het betreft juridische medewerkers die op de bedrijfsvoeringsafdeling werken of belast zijn met een bedrijfsvoeringstaak op een afdeling.
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning
  Het betreft strategen, bestuursadviseurs en bestuursondersteuners, zijnde de ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van burgemeester en wethouders.
• Interne en externe communicatie
  Het gaat om zowel interne als externe communicatie.
• Control en Financiën
  Toezicht en controle gericht op de eigen organisatie. Het betreft functies als controllers, financieel adviseurs en specialisten, planning & control, financiële verantwoording, administratieve organisatie, risicomanagement, (EDP) auditing, interne kwaliteitszorg.
• Personeel en Organisatie (P&O) / HRM
  Het betreft salarisadministratie, P&O / HRM advies, organisatie- en formatieadvies, OR-ondersteuning, mobiliteitscentrum, coaching, leren en ontwikkelen, bedrijfsmaatschappelijk werk, ARBO, recruitment, arbeidsvoorwaarden, HR control.
• Inkoop (inclusief aanbesteding en contractmanagement)
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
  Het betreft medewerkers informatisering en automatisering, systeem- en netwerkbeheer, werkplekondersteuning, helpdesk, ontwikkeling ICT projectmanagement, technisch applicatiebeheer en functioneel applicatiebeheer dat door bedrijfsvoering medewerkers wordt gedaan.
• Facilitaire zaken en Huisvesting
  Het is inclusief receptie, beveiliging en catering en gebouwenbeheerders. Huisvesting die wordt gerekend tot de overhead heeft betrekking op kantoorruimten. Dit zijn ruimten voor de uitvoering van de algemene taken van de eigen gemeentelijke organisatie. Hieronder valt ook een gemeenteloket in bijvoorbeeld een winkelcentrum.
• Documentaire InformatieVoorziening (DIV)
  Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en -aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.

Zie voor verdere informatie de paragraaf Bedrijfsvoering.

Na de herziening van het Besluit Begroting en Verantwoording voor gemeenten (BBV) in 2017 nemen we de overheadkosten apart op en vindt geen doorberekening meer plaats naar de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om integrale kostprijzen in beeld te brengen op basis van de administratie van de baten en lasten per taakveld in de begroting en jaarstukken. Om die reden berekenen we nu de integrale kostprijzen extracomptabel. Extracomptabel is het verwerken van (financiële) gegevens buiten de financiële administratie om. Daarbij houden we rekening met de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan gesloten circuits, investeringen, grondexploitaties, projecten en tarieven. Dit is de grondslag voor de berekening van de overheadkosten voor de tarieven van de taakvelden Reiniging en Riolering en de overheadkosten per fte en per uur, conform de uitgangspunten van de Financiële verordening.

Het resultaat wijkt € 706.000 positief af van de begroting.

0.4 Overhead     € 706.000 voordeel (€ 602.000 lagere baten, € 1.308.000 lagere lasten)
Binnen de afdelingen van Informatievoorziening is een onderschrijding van circa € 1.000.000. Deze onderschrijding is het gevolg van het niet geheel kunnen uitvoeren van verbeteringen en ontwikkelingen binnen de oorspronkelijke planning van Informatievoorziening. Dit is voortgekomen door inzet op een completere planning van deze werkzaamheden, deels ingezet door uitval van het vaste afdelingshoofd. Daarmee samenhangend is een aantal vacatures nog niet ingevuld door interne verschuivingen, door vacatures meer toekomstbestendig te maken en door een lastige arbeidsmarkt. Ook het besluit voor de overheveling van de servicedesk naar helpdesk heeft hier invloed op gehad.

Binnen HR is sprake van hogere lasten die zijn veroorzaakt door het uitvoeren van wettelijke en organisatorische taken binnen de gemeentebrede personele uitgaven (Arbo-kosten, WKR, diverse uitkeringen, dotatie voorziening (spaar)verlof) en gestegen lasten van onder andere de ziektekostenverzekering. Lagere lasten die hier tegenover staan, zijn lagere lasten voor de WGA-ERD en de voordelige financiële impact van overige regelingen ten opzichte van de begroting.

Op het onderdeel Informatie beveiliging is sprake van een positief saldo van € 245.000. Dit wordt voor een belangrijk deel verklaard doordat als gevolg van personele wijzigingen en daarmee vertraging in werkzaamheden tijdelijk budget voor de analyse van de gevolgen van de invoering van NIS2 grotendeels niet is uitgegeven. Om toch aan de bij het incidentele budget behorende doelstellingen te voldoen, wordt voorgesteld het restantbudget van € 125.000 over te hevelen naar 2026.

De ontvangen overhead op projecten is hoger dan begroot (€ 544.000), door een toename van het aantal directe projecturen. Indirect staan hier verhoudingsgewijs ook meer lasten tegenover.

De lagere baten zijn grotendeels het gevolg van de lagere doorbelastingen aan de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoering (GRB) Delft-Rijswijk. Dit staat in verhouding met de lagere lasten ten opzichte van deze begroting in verband met herfasering van ICT-werkzaamheden en uitgaven.

Het nieuwe kantoor (HNK)
In 2025 is een deel van begrote investeringen gerealiseerd, dit betroffen onder andere investeringen in groene eilanden en privacy schermen in het vergadercentrum en het aanbrengen van een klimaatinstallatie op de derde etage. In 2026 worden de investeringen verder gerealiseerd.

ICT Investeringen
In 2025 zijn de begrote investeringen in het netwerk en vervangingen van hardware verricht.

Verledden HNK
In 2025 zijn de eerste voorbereidingsinvesteringen gedaan met betrekking tot het verledden van het stadskantoor. De investering “Verledden HNK” is in de Najaarsrapportage 2025 geherfaseerd naar 2026.

Informatiebeveiliging
Voor 2024 en 2025 was een incidenteel aanvullend budget voor Informatiebeveiliging/NIS2 beschikbaar. Dit budget voor 2025 betreft € 125.000. Het budget van 2025 is als gevolg van personele wisselingen en daarmee vertraging in de uitvoering nog niet uitgenut, terwijl de genoemde doelstellingen nog open staan. Bij de aanvraag zijn de volgende doelstellingen genoemd: 

Analyses impact verbreding/verdieping NIS2, o.a.:
Nulmeting OT binnen Delft, Analyse BCM binnen Delft. 
Katalysator lopende activiteiten ter voorbereiding op de NIS2, o.a.:
IAM, Privileged Access en MDM

In 2024 en 2025 zijn de analyses op OT (Operationele Technologie) en op BCM (Business Continuïteit Management) uitgevoerd en afgerond. Voorgesteld wordt om € 125.000 via de resultaatbestemming over te hevelen naar 2026, zodat de opvolgende katalysator activiteiten ter versterking van lopende activiteiten dienen verder opgepakt te worden in 2026.

Het programma Financiën betreft algemene dekkingsmiddelen en omvat de lasten en baten voor de Lokale heffingen, Algemene uitkering, Dividend, Financieringsfunctie, (Treasury), Onvoorzien, Overige algemene dekkingsmiddelen en Heffing vennootschapsbelasting. Bij het programma Financiën zijn ook de onttrekkingen en toevoegingen aan reserves opgenomen.

Het resultaat wijkt € 7.156.000 negatief af van de begroting.

0.10 Mutaties reserves     € 8.859.000 nadeel (lagere baten)
In de (gewijzigde) begroting is rekening gehouden met een onttrekking aan de Algemene reserve van € 7,0 miljoen ter dekking van het begrotingssaldo. Gelet op het resultaat is deze onttrekking achterwege gebleven.
Daarnaast is in totaal € 1.859.000 minder onttrokken aan bestemmingsreserves, de lagere lasten zijn zichtbaar in de diverse programma's. De lagere onttrekkingen zijn ook zichtbaar in het overzicht Stortingen en onttrekking (bestemmings-)reserves in dit programma. 

0.4 Overhead     € 290.000 voordeel (lagere lasten)
De lasten van de ambtelijke organisatie die niet worden toegerekend aan investeringen worden via een vooraf bepaalde verdeelsystematiek verdeeld naar de diverse programma's. Dit leidt in de realisatie ten opzichte van de raming op bepaalde programma's tot voor- en nadelen (geen significant effect). Per saldo is binnen dit taakveld sprake van een klein voordeel ten opzichte van de omvang van de totale personeelsbegroting.

0.62 OZB niet-woningen     € 586.000 voordeel (hogere baten)
De opbrengst is hoger dan begroot. Reden hiervoor is dat een extra actie is gehouden om de leegstand te controleren. Door een verbeterde bestandskoppeling kan de Regionale Belasting Groep (RBG) leegstand efficiënter beoordelen. Hierdoor zijn meer aanslagen verstuurd dan geraamd. Daarnaast is na de herwaardering gebleken dat het stijggingspercentage hoger was dan bij de afgegeven ramingen (oktober 2024). Tevens is geen rekening meer gehouden met een mogelijk lagere opbrengst als gevolg van de uitkomst van een lopende bezwaarprocedure tegen de WOZ-waarde.

0.64 Belasting overig     € 455.000 voordeel (€ 416.000 hogere baten, € 39.000 lagere lasten)
De hogere baten worden hoofdzakelijk veroorzaakt door een incidenteel hogere opbrengst van precariobelasting die betrekking heeft op eerdere jaren.

0.7 Gemeentefonds     € 84.000 lagere baten
Per saldo is € 84.000 minder ontvangen dan geraamd. De verklaring hiervoor is:

• de voordelen als gevolg van de decembercirculaire gemeentefonds 2025 zijn niet verwerkt in de begroting (+ € 97.000). Dit betreft taakmutaties, nieuwe en gewijzigde decentralisatie-uitkeringen en hoeveelheidsverschillen bij de maatstaven.
• de laatste ontvangen verrekeningen over voorgaande uitkeringsjaren zijn niet in de begroting verwerkt. Omdat dit een korting betreft, ontstaat een nadeel van € 181.000.

Lokale heffingen
In deze post zijn de opbrengsten en beheerkosten opgenomen van de lokale heffingen zoals de onroerendezaakbelasting (OZB), toeristenbelasting, reclamegelden en de beheerskosten van de Regionale Belasting Groep (RBG).

Algemene uitkering (Gemeentefonds)
Het betreft hier de uitkering uit het gemeentefonds (algemene uitkering, decentralisatie-uitkeringen, integratie-uitkeringen). De begroting vóór wijziging is gebaseerd op de Meicirculaire 2024, de begroting na wijziging is gebaseerd op de septembercirculaire 2025. De realisatie 2025 sluit aan op de betaalspecificaties van het ministerie van BZK voor 2025 en voor verrekeningen voor oude jaren. 

Dividend
De gemeente ontvangt dividend van Stedin, Evides en de Bank Nederlandse Gemeenten (BNG).

Saldo Financieringsfunctie
Dit betreft het saldo van de te betalen rente, te ontvangen rente en de toegerekende rente aan de taakvelden.

Onvoorzien
De post onvoorzien is bedoeld voor tegenvallers die onvoorzien, onontkoombaar en onuitstelbaar zijn. Als de tegenvaller structureel is, moet deze in het volgende begrotingsjaar op een andere wijze gedekt worden.

Overige algemene dekkingsmiddelen
Hier is een aantal stelposten geraamd, onder meer voor de areaaluitbreiding.

In bovenstaande tabel zijn de mutaties opgenomen van de Algemene reserve en de bestemmingsreserves.

In 2025 is uiteindelijk € 53,4 miljoen toegevoegd aan de bestemmingsreserves terwijl de bestedingen € 31,0 miljoen bedroegen. Per saldo is de omvang van de bestemmingsreserves met € 2,3 miljoen toegenomen.

De ontwikkeling van de Algemene reserve Weerstandscapaciteit is toegelicht in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.