Bedrijfsvoering

De wereld van bedrijfsvoering ontwikkelt zich in een razend tempo. Daarom streven we voortdurend naar modernisering van onze interne dienstverlening. Dit onderzoeken we in nauwe samenwerking met de gebruikers van deze dienstverlening. Waar nodig passen we onze dienstverlening aan.

Omvang van de organisatie en samenstelling personeelsbestand
De arbeidsmarkt stond ook in 2025 onder druk en deze krapte zal naar verwachting ook de komende jaren aanhouden, waardoor het aantrekken en behouden van goed gekwalificeerd personeel een structurele uitdaging vormt voor onze organisatie. In deze context is goed werkgeverschap van groot belang. Op 31 december 2025 bestond het personeelsbestand uit 1029,9 fte bezetting, een stijging van iets minder dan 40 fte. We slagen erin om meer dan 95% van onze vacatures te vervullen. Dit is mede te danken aan onze structurele inzet op het versterken van het Delftsblauwe werkgeverschap. 

Delftsblauwe werkgever
Werken voor Delft betekent samen werken aan de stad door ons in te zetten voor het zorgvuldig uitvoeren van grote maatschappelijke opgaven, naast onze reguliere werkzaamheden. Om dit in samenhang te realiseren, werken we intensief samen met partners in de stad. Binnen deze context bieden we onze medewerkers inhoudelijk uitdagend en betekenisvol werk in een prettige en veilige werkomgeving. 

In 2025 is het ambtelijk en bestuurlijk samenspel versterkt door te werken aan een goede samenwerking tussen de ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad. Ook in 2026 blijven we investeren in ambtelijk vakmanschap. Leidinggevenden stimuleren zowel het inhoudelijke vakmanschap als de ontwikkeling van competenties en worden hierin ondersteund via een leiderschapsprogramma. Daarnaast werkten we aan het opzetten van een carrièrecentrum, waarmee we medewerkers beter kunnen ondersteunen bij hun loopbaanontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.

Om te blijven investeren in een goede start voor nieuwe medewerkers is in 2025 een nieuw onboardingsprogramma gestart. Naast de eerste introductiedag is het programma gericht op praktische zaken, maar ook op culturele en sociale integratie in de organisatie. Het programma wordt goed ontvangen door nieuwe medewerkers. 

Digitalisering en datagedreven werken
In 2025 hebben we verder ingezet op digitalisering en datagedreven werken en dit continueren we. Door meer processen te digitaliseren en data beter te benutten, vergroten we de efficiëntie van onze werkprocessen en het inzicht in trends, risico’s en effecten van beleid. Dit stelt ons in staat om beter onderbouwde keuzes te maken, tijdig bij te sturen en strategische beslissingen effectiever te ondersteunen.

Inhuur
We hebben ons in 2025 gericht op het in kaart brengen van schijnzelfstandigheid. Iedere externe die wij inhuren is onderverdeeld in categorieën waardoor we meer inzicht hebben gekregen hoeveel ZZP’ers opdrachten uitvoeren bij de Gemeente Delft. Hieruit blijkt dat 40% van de externen via detachering werkt, dus in dienst bij een ander bedrijf maar opdrachten uitvoert voor de gemeente Delft, 17% via een uitzendbureau en 35% is ZZP’er. De overige 8% is een restgroep van onder andere beveiligers en mensen die een account nodig hebben omdat ze met onze basisregistratie mogen werken. Op 31 december 2025 was de totale bezetting van externen 154,93 fte en 237 personen.

Strategische personeelsplanning 
In 2025 vervolgden we de implementatie van strategische personeelsplanning binnen de gehele organisatie en ontwikkelden we deze verder. Dit wordt steeds meer een vast onderdeel van onze organisatiesturing. De focus hierbij ligt op thema’s als duurzame inzetbaarheid, talentontwikkeling, diversiteit, een veilige werkomgeving en het terugdringen van externe inhuur. Vanuit een nieuw proces rondom de exitgesprekken krijgen we beter inzicht in vertrekredenen en verbetermogelijkheden.

Diversiteit en veilige werkomgeving
In 2025 is het beleidsplan rondom diversiteit en inclusie opgesteld. Hierin zijn basisprincipes en werkwijzen opgenomen. Rondom dit beleidsplan is een productencatalogus ontwikkeld. Wekelijks wordt via ons intranet KEN aandacht besteed aan diversiteit en inclusie via de rubriek ‘Diversiteitsdinsdag’.

Efficiënte en effectieve informatievoorziening is van cruciaal belang in onze moderne samenleving. Als gemeente streven we voortdurend naar verbetering van onze informatiesystemen en -processen, met als doel de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren en besluitvorming te optimaliseren. We willen betrouwbare, actuele en toegankelijke informatie bieden aan alle belanghebbenden, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen en we gezamenlijk kunnen werken aan de ontwikkeling van onze stad.

Informatiebekwaamheid en bewuste inzet AI
In 2025 hebben we een nieuwe visie op digitalisering opgesteld. Deze is begin 2026 door de raad vastgesteld. Hier staan de pijlers digitale autonomie, digitale weerbaarheid en digitale wendbaarheid centraal. Ook hebben we verder gewerkt aan de informatiebekwaamheid van onze organisatie, onder andere aan de vaardigheden van onze organisatie op het gebied van Microsoft Office 365 en informatiebeheer in het project ‘Samenwerken met informatie’.
Om collega’s op het vlak van informatiebekwaamheid beter te ondersteunen hebben we een IV-servicedesk opgericht. Deze is op 1 januari 2026 gestart.
Verder hebben we in 2025 onze eerste grote stappen gezet op het gebied van de implementatie van generatieve kunstmatige intelligentie. Dit hebben we op de volgende manieren gedaan:

1. We hebben Algoritme-beleid ontwikkeld. 
2. We zijn een AI-lab gestart. Hier ontwikkelen we aan de hand van ingebrachte usercases AI middelen die we kunnen inzetten voor onze doelen.
3.  We hebben in de breedte een grote groep medewerkers getraind op een basisniveau AI geletterdheid.
4. Een groep medewerkers van de afdelingen binnen Informatievoorziening heeft een Deepdive A.I. gedaan. Dit heeft waardevolle inzichten opgeleverd waar we in 2026 mee verdergaan.

Informatiebeveiliging & Gegevensbescherming
Het beschermen van (gevoelige en/of persoons) gegevens van onze inwoners is een belangrijke taak van de gemeente. Ongeoorloofde toegang tot gegevens voorkomen, maar ook het zorgen dat we rechtmatig, behoorlijk en transparant omgaan met gegevens staat hierbij centraal. Informatiebeveiliging en privacy beginnen al in de ontwerpfase van ontwikkelingen: security en privacy by design.

In 2025 is verder gewerkt aan het versterken van de weerbaarheid van de gemeentelijke organisatie en de voorbereiding op de Cyberbeveiligingswet (NIS2). Het team Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming ondersteunt en adviseert de directeuren, afdelingshoofden en de proces- data en applicatie eigenaren door aan de verantwoordelijken te rapporteren over risico-inzichten en te adviseren over maatregelen. In 2025 is een ondersteunende applicatie geselecteerd ter ondersteuning van dit proces waarin risico’s en verbeterpunten centraal inzichtelijk gemaakt kunnen worden en de PDCA (Plan Do Check Act) cyclus efficiënter gefaciliteerd kan worden.

Advisering en ondersteuning
In 2025 is de gestarte verbetering van managementinformatie en -advisering doorgezet. De toename van SPUK-regelingen en bijbehorende verantwoordingsplicht vereisen continue beheersing en borging van de incidentele geldstromen. Voor de drie opgaven blijft het belangrijk dat de geldstromen in beeld zijn, zodat er op een juiste wijze gerapporteerd en gestuurd kan worden op het verloop van de uitgaven en het bereiken van de gestelde doelen.
Door het continu verbeteren van rapportages streven we ernaar om het voorspellend vermogen van de organisatie te versterken, om zo goed voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen. 

Nieuw financieel systeem
In 2025 hebben we het nieuwe financieel systeem succesvol in gebruik genomen. Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden om het aantal handmatige handelingen te verminderen en gebruik te maken van de nieuwste ICT-ontwikkelingen.

Belangrijkste doel voor de facilitaire dienstverlening is zorgen voor een veilige, duurzame, inclusieve, klantgerichte en prettige werkomgeving die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. In 2025 zijn de kosten voor het meerjarenonderhoudsplan scherp in beeld gebracht en de dekking hiervan is voor de komende jaren geborgd. 

In 2025 zijn de beveiligings- en receptiediensten inbesteed bij Werkse!. Diverse andere aanbestedingen, waaronder de kantoorartikelen en het onderhoudscontract met hoofdaannemers zijn succesvol afgerond, de aanbestedingen voor het vervangen van de huidige verlichting in het stadskantoor naar LED-verlichting en voor het toegangscontrolesysteem zijn voorbereid. 

De functionaliteit van het vergadercentrum in het Stadskantoor is verbeterd, het werkplekconcept is geactualiseerd en waar nodig verbeterd. Verder is de tijdelijke verhuizing van de medewerkers van Het Prinsenhof succesvol afgerond. 

In 2025 is op basis van het MVOI Actieplan onder sturing van Team Inkoop de jaarrapportage MVOI 2023-2024 opgesteld. De jaarrapportage is akkoord bevonden door het directieteam en ligt in routing voor het college en de raad.

Daarnaast heeft Team Inkoop, naast het begeleiden van aanbestedingen, gewerkt aan een grondige analyse van de totale inkooporganisatie. Op basis hiervan is besloten de inkooporganisatie te versterken. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is geactualiseerd en vastgesteld waarbij de uitgangspunten van de analyse zijn meegenomen. In aanvulling hierop is er, vooruitlopend op wetgeving, een klachtenprocedure aanbesteden opgesteld. Het nieuwe inkoopbeleid en het klachtenmeldpunt aanbesteden zijn beide per 01-01-2026 ingegaan.

Op grond van art. 213a Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid van het gevoerde bestuur. In de Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Delft is vastgelegd dat het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en bij de jaarstukken van de jaarrekening rapporteert over de voortgang van deze onderzoeken. De ambtelijke sturing op de audits ligt bij het Auditcomité, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.

In 2025 zijn de volgende audits uitgevoerd:

1. Interne audit archeologie (in het kader van de certificering voor archeologisch veldwerk)
2. De benutting van een pinpas voor afdelingen in relatie tot andere betalingsmogelijkheden
3. Een quick scan naar ervaringen met stedelijk programmeren
4. Een evaluatie van de inzet en het functioneren van het crisismanagementteam (nog in uitvoering) 

Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de voorwaarden die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Hierbij kan gedacht worden aan voorwaarden bij inkoop en aanbesteding of bij subsidies en uitkeringen. Het niet in acht nemen van deze voorwaarden kan leiden tot een onrechtmatigheid van de lasten in de jaarrekening.

De controle over het afgelopen jaar heeft aan het licht gebracht dat verschillende inkoopopdrachten hebben geleid tot onrechtmatige lasten in de jaarrekening tot een totaalbedrag van € 1.745.408. Deze opdrachten hebben in twee gevallen geleid tot onrechtmatigheid in de jaarrekening boven de rapportagegrens van € 200.000. Bij een post bleek achteraf dat verschillende inkoopopdrachten bij elkaar opgeteld hadden moeten worden en daarmee Europees aanbesteed. Bij de andere post heeft er een meervoudige onderhandse aanbesteding plaatsgevonden en had dit Europees aanbesteed moeten worden.

De naleving van de Europese aanbestedingsregels blijft de komende jaren een punt van aandacht. De wijze waarop de spendanalyse over 2025 is uitgevoerd is een belangrijke basis hiervoor -naast de al bestaande ingevoerde maatregelen zoals een centraal contractbeheersysteem (Mercell). Daarnaast worden in de loop van 2026 de meervoudige onderhandse inkopen gecentraliseerd bij het team inkoop.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) criterium houdt in: 

• Misbruik: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.
• Oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen worden maatregelen getroffen. Daarnaast vinden controles plaats die tijdig signalering en sanctionering mogelijk maken. Uit de controle van de processen zijn geen onrechtmatigheden gebleken in het kader van het M&O criterium.

In de Financiële verordening is voorgeschreven dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en de jaarstukken respectievelijk informeert en rapporteert over niet financiële onrechtmatigheid, in het bijzonder fraude(s) binnen de organisatie en het niet naleven van de bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen.

Beheersing frauderisico
Voor zover bekend, heeft zich het afgelopen jaar geen fraude voorgedaan. Aan alle proceseigenaren is een enquête uitgezet over het fraudebewustzijn en het vermoeden van fraude. .

Beheersing naleving Wet fido
In 2025 heeft vier maal een treasuryberaad plaatsgevonden waaraan de wethouder financiën, de concerncontroller en de treasurer hebben deelgenomen ( conform het treasury statuut). Hierin werden onder meer de verschillende onderdelen van de Wet Fido besproken., zoals het verloop en prognose van de kasgeldlimiet, renterisico en schatkistbankieren. Het eventueel aantrekken, uitzetten van langlopende leningen werd hier ook besproken.