Bedrijfsvoering

De wereld van bedrijfsvoering ontwikkelt zich in een razend tempo. Daarom streven we voortdurend naar modernisering van onze interne dienstverlening. Dit onderzoeken we in nauwe samenwerking met de gebruikers van deze dienstverlening. Waar nodig passen we onze dienstverlening aan.

Omvang van de organisatie en samenstelling personeelsbestand
In de huidige arbeidsmarkt blijft het een uitdaging om goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden. Op 31 december 2025 bestond het personeelsbestand uit 956 fte formatie, tegen 937 fte formatie in 2024. Deze groei hangt samen met de uitbreiding van capaciteit voor diverse investeringsprojecten. 

Doel voor 2027 is een passende en toekomstbestendige personele capaciteit, waarbij de formatie aansluit op de strategische opgaven en de beschikbare financiële ruimte.

Daarbij sturen we op:

• een stabiele formatie, waarbij afwijkingen van de vastgestelde formatie worden onderbouwd vanuit opgaven, capaciteit en financiële ruimte;
• het jaarlijks actualiseren van de strategische personeelsplanning (SPP) voor alle afdelingen;
• het tijdig signaleren van kritieke functies, schaarse expertise en verwachte uitstroom;
• het jaarlijks vaststellen van concrete maatregelen voor functies waarvoor op termijn schaarste of kennisverlies wordt verwacht.

Delftsblauwe werkgever
Werken voor Delft betekent werken aan complexe maatschappelijke opgaven die direct van invloed zijn op de stad en haar inwoners. Om deze opgaven te kunnen realiseren, is een professionele organisatie met betrokken, deskundige en vitale medewerkers essentieel. Daarom investeren we continu in goed werkgeverschap en een werkomgeving waarin medewerkers de ruimte krijgen om professioneel, veilig en met plezier hun werk te doen.

Het Delftsblauwe werkgeverschap vormt daarbij het fundament onder onze arbeidsmarktpositie. We willen niet alleen voldoende medewerkers aantrekken, maar hen ook duurzaam aan de organisatie verbinden.

Doelen voor 2027 zijn:

• minimaal 95% van de vacatures succesvol invullen;
• 95% van de vacatures binnen 45 dagen invullen, of voor afwijkingen een onderbouwde reden vastleggen;
• de instroom, doorstroom en uitstroom jaarlijks monitoren en op basis daarvan gerichte maatregelen nemen;
• de medewerkerstevredenheid over de start binnen de organisatie verbeteren en het onboardingproces jaarlijks evalueren.

In 2025 is het onboardingproces verder doorontwikkeld, waardoor nieuwe medewerkers een goede start binnen onze organisatie krijgen. Sinds 2026 wordt het effect hiervan gemeten door nieuwe medewerkers gericht te bevragen na 100 dagen. De uitkomsten worden gebruikt om het onboardingproces in 2027 verder te verbeteren.

Het personeelshandboek is volledig geactualiseerd, zodat medewerkers beschikken over heldere en actuele informatie over hun rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en personeelsregelingen. Deze wijzigingen zijn op deze wijze geborgd, zodat medewerkers vanaf 2027 de informatie digitaal eenvoudig kunnen vinden.

We blijven gericht investeren in ambtelijk vakmanschap, talentontwikkeling en interne mobiliteit. De ontwikkeling van een eigen carrièrecentrum ondersteunt medewerkers bij hun professionele ontwikkeling en loopbaanperspectief binnen de organisatie.

Concrete doelen voor 2027:

• het gebruik van het carrièrecentrum wordt geëvalueerd;
• het aantal interne vacatures dat wordt ingevuld door interne kandidaten wordt als KPI gevolgd;

In 2026 hebben we een integraal beleid voor duurzame inzetbaarheid ontwikkeld. Vanaf 2027 wordt deze verder geïmplementeerd met als doel dat medewerkers gedurende hun loopbaan gezond, gemotiveerd en met de benodigde competenties inzetbaar blijven.

Strategische personeelsplanning (SPP)
Na de gestructureerde implementatie in 2025 is de strategische personeelsplanning in 2026 verder geborgd in de organisatie. SPP vormt de basis voor het tijdig anticiperen op ontwikkelingen in formatie, expertise, leeftijdsopbouw, uitstroom, schaarste en de veranderende eisen aan medewerkers.

Doel is dat alle afdelingen jaarlijks beschikken over een actuele personeelsplanning en dat de belangrijkste personele risico's en maatregelen onderdeel zijn van de reguliere planning- en controlcyclus.

Daarbij willen we in 2027 de volgende resultaten realiseren:

• 100% van de afdelingen beschikt jaarlijks over een actuele SPP;
• per afdeling zijn de belangrijkste kwetsbare functies, schaarse expertise en verwachte uitstroom in beeld;
• de voortgang van de belangrijkste SPP-maatregelen wordt minimaal twee keer per jaar besproken.

Een belangrijk aandachtspunt blijft het kritisch en doelgericht inzetten van externe professionals. Per 31 december 2025 bedroeg de externe inhuur 18% van de loonsom. We streven naar een duurzaam evenwicht tussen externe inzet en capaciteit in eigen dienst. Doel is om de externe inhuur structureel te verlagen, waarbij kwaliteit, continuïteit en arbeidsmarktschaarste worden meegewogen.

Diversiteit en veilige werkomgeving 
Onze organisatie bestaat uit mensen met diverse achtergronden en eigenschappen. Wij beschouwen deze diversiteit als een fundamentele verrijking en willen een organisatie zijn waarin medewerkers zich welkom, gerespecteerd en veilig voelen.

De inzet op diversiteit en inclusie is structureel geborgd in werving, selectie en samenwerking. In 2026 hebben we ons gericht op het nadrukkelijker zichtbaar maken van resultaten en het meten van de ervaren inclusie en sociale veiligheid.

Concrete doelen voor 2027 zijn:

1. diversiteit en inclusie standaard meenemen in het wervings- en selectieproces;
2. minimaal jaarlijks de ervaren sociale veiligheid meten;
3. opvolging geven aan signalen uit medewerkersmetingen en onderzoeken;
4. voor belangrijke verbeterpunten een concrete actie, eigenaar en planning vastleggen.

We blijven de werkomgeving verbeteren via pulse-metingen, waarbij we met korte en gerichte enquêtes snel inzicht krijgen in de ervaren veiligheid, werkdruk, betrokkenheid en het welzijn van medewerkers.

De uitkomsten van de pulse-metingen worden niet alleen gemeten, maar vertaald naar concrete verbeteracties op team- en organisatieniveau. Per meting worden de belangrijkste aandachtspunten vastgesteld en wordt gemonitord welke acties zijn uitgevoerd en welk effect deze hebben gehad.

Daarnaast blijven laagdrempelige voorzieningen beschikbaar, zoals de app Zou ik wat zeggen en de inzet van vertrouwenspersonen. De bekendheid en het gebruik van deze voorzieningen worden periodiek geëvalueerd.

In aanvulling op de RI&E is in 2025 verdiepend onderzoek uitgevoerd naar psychosociale arbeidsbelasting (PSA), waaronder werkdruk, (seksuele) intimidatie, agressie en pesten. De uitkomsten worden in 2026 vertaald naar een concrete aanpak met prioriteiten, maatregelen, verantwoordelijkheden en planning. De voortgang wordt jaarlijks gemonitord.

Digitalisering
Een efficiënte en effectieve informatievoorziening vormt het fundament van onze moderne, digitale samenleving. Als gemeente werken we continu aan de modernisering van onze informatiesystemen en -processen om zo door te groeien naar een steeds meer data gestuurde organisatie. Ons doel is het optimaliseren van de dienstverlening en het versterken van onze besluitvorming op basis van actuele data-inzichten. We zorgen voor betrouwbare, veilige en toegankelijke informatie voor al onze belanghebbenden – waaronder inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners. Hierdoor kunnen zij weloverwogen beslissingen nemen en werken we, met data als verbindende factor, gezamenlijk aan de verdere ontwikkeling van onze stad.

Digitale autonomie
Wij willen vanuit deze positie autonoom kunnen handelen bij de digitale inrichting van onze samenwerking. De komende jaren zetten we een stevige koers in naar een zo hoog mogelijke mate van digitale autonomie. Om dit in de praktijk te brengen, starten we met een onderzoek naar soevereine oplossingen voor de digitale werkomgeving. Dit onderzoek doen wij in samenwerking met de VNG en andere participerende gemeenten. De resultaten delen wij centraal en dienen als input voor onze nieuwe visie op de toekomstbestendige digitale werkomgeving.

Digitaal wendbaar
Digitale data vormt de basis voor onze informatie-uitwisseling en dienstverlening. Om met onderbouwde besluiten in te spelen op snelle veranderingen, moeten onze digitale middelen wendbaar zijn. We maken onze informatiehuishouding flexibel en schaalbaar via een modulaire, API-gedreven architectuur. We zetten in op strategische integratie om de samenhang en interoperabiliteit van onze bedrijfssystemen te vergroten .

Digitaal weerbaar
Voortgaande digitalisering verandert onze samenleving constant en brengt nieuwe risico’s met zich mee. Wij zorgen dat we hiertegen weerbaar zijn met een veilige, betrouwbare infrastructuur. We gaan aan de slag met modern werkgeverschap, waarbij we nadrukkelijk onderzoeken wat digitalisering doet met onze hybride werkcultuur en de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers. Om te borgen dat iedereen digitaal bewust en vaardig is, werken we ook vanuit ons centraal opleidingsplan aan digitale vaardigheden.

Verantwoorde inzet kunstmatige intelligentie
Kunstmatige intelligentie raakt meer en meer verweven in onze organisatie door de explosief toegenomen mogelijkheden. Inmiddels hebben we onze eigen Delft GPT ontwikkeld. Het gebruik ervan ontwikkelen we verder door de komende jaren.

Integrale meerjarige doelen:

1. Doorontwikkelen van ethische kaders en ethische commissie. Hiermee kunnen we verantwoorden over de inzet van algoritmes en kunnen we de inzet van AI in onze dienstverlening gecontroleerd integreren. Dit verhoogt de uitlegbaarheid van besluiten aan inwoners
2. Doorontwikkelen van data ondersteund en datagestuurd werken door inzet op data eigenaarschap. Hiermee verhogen we de datakwaliteit, krijgen we meer inzicht op de publieke waarde van data en weten inwoners wat er gebeurt met hun data.
3. Borging van digitale continuïteit. Hiermee borging we werking van de bedrijfskritische dienstverlening aan de stad.
4. Inzet op common ground en interoperabiliteit tussen systemen, waardoor we meer strategisch onafhankelijk kunnen zijn van leveranciers, componenten kunnen hergebruiken en moderne en snellere dienstverlening aan te stad kunnen bieden.

Sinds de implementatie van de nieuwe financiële applicatie is er nog maar één basisapplicatie voor de ontsluiting van financiële informatie. Om de betrouwbaarheid van informatie te vergroten, is een groot aantal koppelingen met andere applicaties tot stand gebracht.

In 2027 bouwen we verder aan de ontsluiting van informatie. Dashboards en rapportages die helpen bij de sturing worden verder uitgewerkt. Dit moet het inzicht in de budgetten en de financiële besluitvormingsprocessen verder ondersteunen. 

Belangrijkste doel voor de facilitaire dienstverlening blijft de aankomende periode ook het bieden van een veilige, duurzame en klantgerichte werkomgeving, die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. Dit doen we ook voor Delft Support. Daarbij streven we naar passende en betaalbare facilitaire diensten, die bijdragen aan het welzijn van onze inwoners, organisaties, bezoekers en medewerkers.

Om dit ook in de toekomst te borgen, passen we waar mogelijk innovatieve oplossingen toe en werken we planmatig aan het onderhoud. Dit helpt ons om de toekomstige onderhoudsbehoeften van onder meer het stadskantoor in beeld te hebben en kostenbewust uit te voeren. In het kader van Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) kiezen we ervoor om, waar mogelijk, de facilitaire dienstverlening bij onze eigen werk- en leerbedrijf (Werkse!) te beleggen.

We blijven de komende periode aandacht besteden aan het inclusief en toegankelijk inrichten van de gemeentelijke gebouwen en gaan we starten met de voorbereiding op de renovatie van het stadhuis die gepland staat voor 2029. Verder dragen we waar mogelijk bij aan de energietransitie en de verduurzamingsopgave maatschappelijk vastgoed. Enerzijds door in de reguliere bedrijfsvoering hier waar mogelijk op in te spelen, maar meer concreet ook door naast het verledden van het stadskantoor (het vervangen van bestaande verlichting door energiezuinige ledverlichting) ook nog slimme optimalisaties door te voeren voor het binnenklimaat. Ook vormt het binnenklimaat een belangrijk aandachtspunt bij de planvorming voor de renovatie van het stadhuis.

Sinds de aansluiting bij het landelijk manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) eind 2022 blijft Delft werken aan toekomstbestendige inkoop. In 2026 wordt de evaluatie van het actieplan over 2025 uitgewerkt en vindt rapportering plaats eind 2026. Op basis van de evaluaties uit voorgaande jaren wordt beoogd om in samenwerking met verschillende stakeholders een nieuw actieplan in 2027 op te stellen. Het aanstellen van een centraal coördinator MVOI binnen de organisatie zal daarnaast noodzakelijk zijn om MVOI naar een hoger niveau te tillen.

Voor de inkooporganisatie beginnen de contouren zichtbaar te worden van een versterkt centraal inkoopteam dat de gemeente kwalitatief begeleid en ondersteunt bij het uitvoeren van aanbestedingen en behandelen van inkoopvraagstukken. Op het gebied van contractbeheer en -management blijft de aandacht van de gemeente om de basis op orde te krijgen en daarin werkprocessen te uniformeren en standaardiseren. Dit biedt een solide basis die bijdraagt aan de verdere professionalisering van de inkooporganisatie in Delft en de verdere ontwikkeling van inkoop gestuurde managementinformatie.

Het oog blijft verder ook gericht op bredere ontwikkelingen binnen het inkoopvak. De trend van juridisering van het aanbesteden zet met de opkomst van kunstmatige intelligentie sterk door. Dit vraagt om een goede balans tussen rechtmatig en doelgericht werken. De gemeente beoogt hierop in te spelen door kunstmatige intelligentie in te zetten voor ondersteuning bij analyses, risicobeoordeling, uniformering en documentatie, met oog voor transparantie en menselijke afweging richting de markt. De trend voor een dalend aantal inschrijvingen blijft daarnaast merkbaar. De inzet blijft om de administratieve lasten voor marktpartijen te verlagen en de marktbenadering te versterken, met aandacht voor lokale en kleinere partijen.

Delft richt zich op duidelijke, proportionele kaders en ruimte voor professionele keuzes. De inzet van alternatieve aanbestedingsvormen blijft een afweging voor complexe opgaven en om samenwerking met de markt verder te stimuleren. Dit lijkt overeen te komen met de beoogde nieuwe aanbestedingsrichtlijnen die in ontwikkeling zijn vanuit de Europese Commissie. Zo blijft inkoop bijdragen aan maatschappelijke waarde, nu en in de toekomst.

Rechtmatigheid
Rechtmatigheid is een vast onderdeel in de bedrijfsvoering. De monitoring van rechtmatigheidsaspecten vindt plaats via de verbijzonderde interne controles (VIC’s). In het VIC plan wordt op basis van een financiële risicoanalyse vastgelegd welke processen jaarlijks worden gecontroleerd. 
De VIC richt zich op de opzet, het bestaan en de werking van de interne controle (IC) in de eerste en tweede lijn worden uitgevoerd binnen de reguliere processen. Het doel is om onvolkomenheden tijdig te signaleren, te corrigeren en structureel te verbeteren. Daarmee levert de VIC een bijdrage aan de interne beheersing van de organisatie en ondersteunt deze het directieteam en het college.

De kwaliteit van de (V)IC is voor de accountant bepalend voor de reikwijdte en diepgang van de accountantscontrole. Op basis van de uitkomsten van de VIC legt het college in de jaarstukken verantwoording af over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties via de verplichte Rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en geeft een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Het VIC plan richt zich daarnaast ook op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik en de beheersing van frauderisico’s.

Audit
Ons auditteam is in ontwikkeling: we bouwen aan meer structuur in de uitvoering van audits, sturen actiever op de opvolging van bevindingen en bepalen op basis van risico-inschattingen welke audits we uitvoeren. In aansluiting daarop oriënteren we ons ook op de mogelijkheid om ondersteunende software (GRC-tool) in gebruik te nemen voor de uitvoering van de verbijzonderde interne controle.

Doelmatigheid en doeltreffendheid
Op grond van de Gemeentewet (artikel 213a) verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. In de Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Delft is vastgelegd dat het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en bij de jaarstukken van de jaarrekening rapporteert over de voortgang van deze onderzoeken. De ambtelijke sturing op de audits en onderzoeken ligt bij het Auditcomité, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.

Het Auditcomité stelt in oktober 2026 de audit- en onderzoeksplanning vast. Het Auditcomité selecteert in beginsel twee onderwerpen/thema’s voor onderzoek in 2027. In de planning wordt ruimte gelaten om lopende het jaar onderzoek te doen naar aanleiding van actuele vraagstukken. Daarnaast wordt gewerkt aan het onderzoeksprogramma voor 2027 en verder. Naar verwachting zal deze in het eerste kwartaal 2027 gereed zijn.

In de Financiële verordening is voorgeschreven dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en de jaarstukken respectievelijk informeert en rapporteert over niet-financiële onrechtmatigheid, in het bijzonder fraude(s) binnen de organisatie en het niet naleven van de bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen.

Beheersing frauderisico 
Bij fraude gaat het om een opzettelijke handeling, gebruikmakend van misleiding, om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Binnen de gemeente betreft het gedrag van bestuurders/medewerkers waarbij sprake is van het bewust schenden van regels om een ander of zichzelf te bevoordelen. Het college actualiseert jaarlijks het frauderisico-overzicht. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt hierover gerapporteerd.