Bedrijfsvoering

De wereld van bedrijfsvoering ontwikkelt zich in een razend tempo. Daarom streven we voortdurend naar modernisering van onze interne dienstverlening. Dit onderzoeken we in nauwe samenwerking met de gebruikers van deze dienstverlening. Waar nodig passen we onze dienstverlening aan.

Omvang van de organisatie en samenstelling personeelsbestand
Op 31 december 2023 bedroeg het personeelsbestand 954 fte. Dit is een groei van ongeveer 8% ten opzichte van 2022. Deze stijging hangt samen met de extra middelen die Delft heeft ontvangen voor verschillende investeringsprojecten. We verwachten dat deze groei zich de komende periode voortzet, naar gelang de extra middelen zullen worden besteed. We vervullen meer dan 95% van onze vacatures. In de huidige arbeidsmarkt blijft het echter een uitdaging om goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden voor de organisatie. Daarom willen we het Delftsblauwe werkgeverschap aantrekkelijker maken en houden. 

Delftsblauwe werkgever
Werken voor Delft is samen werken voor de stad. We werken voor de grote opgaven en zorgen dat de reguliere taken goed worden uitgevoerd. Om deze resultaten te boeken, werken we samen met collega's en partners in de stad. Onze medewerkers bieden we inhoudelijk interessant werk in een prettige en veilige werkomgeving. We investeren in het ambtelijk vakmensschap van ons personeel zodat ieder zijn talent en ervaring kan inzetten en verder kan ontwikkelen. Dit doen we zowel op de inhoud van het vakgebied van onze medewerkers als op het ontwikkelen van competenties. Leidinggevenden volgen een leiderschapsprogramma om hier sturing aan te geven. Daarnaast stimuleren we de interne mobiliteit, zodat medewerkers nieuwe uitdagingen kunnen aangaan binnen de organisatie. We blijven investeren in het aantrekken van jong talent. Daarvoor nemen we onder andere deel aan het traineeprogramma van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH). 

Inhuur
Het percentage externe inhuur bedraagt 17,5% van de loonsom op 31 december 2023. Dit percentage ligt onder het landelijk gemiddelde van 18,9% voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners (exclusief de G4-gemeenten). We streven ernaar de inhuur zo beperkt mogelijk te houden, en willen, mede in het kader van Delftsblauw werkgeverschap, meer inzetten op vaste ambtelijke capaciteit. In 2023 zijn 25 ingehuurde medewerkers in dienst gekomen bij de gemeente Delft.

Diversiteit en veilige werkomgeving
We zorgen voor een prettige en veilige werkomgeving voor onze medewerkers. Onze organisatie is een mix van mensen met verschillende achtergronden, afkomst en eigenschappen. We hechten waarde aan deze diversiteit in het personeelbestand en willen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde mogelijkheden. Dit is verankerd in onze rechtspositie en wervings- en selectieprocessen. We besteden voortdurend aandacht aan de bewustwording op diversiteit en inclusie en zetten dit voort in 2025. Ongewenst gedrag tolereren we niet. We willen een veilige en prettige werkomgeving voor iedereen. Om dit te waarborgen, hebben we beleid om grensoverschrijdend gedrag en agressie bespreekbaar te maken en te kunnen melden. Dat doen we bijvoorbeeld met de app 'Zou ik wat zeggen' die alle medewerkers kunnen gebruiken via hun telefoon en de beschikbaarheid van vertrouwenspersonen. De enquête Veiligheid en Vertrouwen binnen Delft 2023 wordt in 2025 opgevolgd door zogenaamde pulse-metingen met vijf vragen. Hierin worden onze medewerkers gevraagd naar hun mening over diverse onderwerpen. Op deze manier blijven we leren en verbeteren we op basis van de input van onze medewerkers.

Efficiënte en effectieve informatievoorziening is van cruciaal belang in onze moderne samenleving. Als gemeente streven we voortdurend naar verbetering van onze informatiesystemen en -processen, met als doel de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren en besluitvorming te optimaliseren. We willen betrouwbare, actuele en toegankelijke informatie bieden aan alle belanghebbenden, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen en we gezamenlijk kunnen werken aan de ontwikkeling van onze stad. 

Informatiebekwaam en bewuste inzet AI
In de snel veranderende digitale omgeving is het vermogen om effectief te werken met applicaties, data en voortdurend meegroeien met ontwikkelingen een belangrijke doelstelling. Wij noemen dit informatiebekwaamheid. In 2025 zetten we in op het versterken van de kennis en vaardigheden van onze medewerkers en investeren we in de doorontwikkeling van applicaties om aan veranderende behoeften te voldoen. In het snel evoluerende tijdperk van kunstmatige intelligentie (AI) is het essentieel dat onze gemeente zich bewust is van het gebruik van AI, zowel binnen onze eigen organisatie als door andere belanghebbenden. We zetten in op het vergroten van het bewustzijn en begrip van AI-toepassingen, de ethische implicaties en mogelijke gevolgen. Transparantie en verantwoording zijn kernwaarden in ons eigen gebruik van AI. 

Informatiebeveiliging
Het beschermen van (gevoelige) gegevens van onze inwoners is een belangrijke taak van de gemeente. We richten ons op continue monitoring van het gemeentelijke netwerk en het dag en nacht in de gaten houden van de systemen. Zo kunnen we dreigingen en incidenten direct detecteren. In 2025 oefenen we opnieuw met ons geactualiseerde cyber-incidentplan en ontwikkelen we op basis daarvan verder. We versterken – risico-gebaseerd en op basis van security-by-design – de weerbaarheid van de organisatie. In 2025 wordt de Europese wet NIS2 (Network and Information Systems) geïmplementeerd in lokale wetgeving. We bereiden ons voor op aanscherping van de zorgplicht, de meldplicht en het toezicht die hieruit voortvloeien op informatiebeveiliging. We anticiperen op de vereisten en streven ernaar te voldoen aan deze nieuwe wetgeving. 

Gegevensbescherming
Naast het beschermen van informatie is het ook belangrijk dat onze organisatie rechtmatig, behoorlijk en transparant omgaat met gegevens. Gegevensbescherming begint al in de ontwerpfase van ontwikkelingen (privacy-by-design). We zorgen voor een zorgvuldige omgang met informatie bij het optimaliseren van processen, het implementeren van ondersteunende dashboards en het invoeren of vervangen van applicaties. Als gemeente beheren we veel informatie van onze inwoners. Het is belangrijk dat we goed zicht houden op deze informatie, zoals de bewaartermijnen, locaties en deling ervan. In 2025 stellen we beleid op voor een PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) om deze kennis actueel te houden, en richten we deze PDCA cyclus in. 

Advisering en ondersteuning 
We zetten de gestarte verbetering van managementinformatie en -advisering door. De toename van SPUK-regelingen en bijbehorende verantwoordingsplicht vereisen continue beheersing en borging van de incidentele geldstromen. Voor de drie opgaven blijft het belangrijk dat de geldstromen in beeld zijn, zodat er op een juiste wijze gerapporteerd en gestuurd kan worden op het verloop van de uitgaven en het bereiken van de gestelde doelen. Door het continu verbeteren van rapportages streven we ernaar om het voorspellend vermogen van de de organisatie te versterken, om goed voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen. 

Nieuw financieel systeem
Vanaf 2025 maken we gebruik van een nieuw financieel systeem. Dit ter vervanging van het huidige systeem dat binnenkort niet meer wordt ondersteund. Om deze overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen, investeren we veel tijd in de implementatie en het testen van het nieuwe financiële systeem. Het nieuwe systeem biedt mogelijkheden om het aantal handmatige handelingen te verminderen en gebruik te maken van de nieuwste ICT-ontwikkelingen. 

Belangrijkste doel voor de facilitaire dienstverlening blijft de aankomende periode ook het bieden van een veilige, duurzame en klantgerichte werkomgeving, die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. Dit doen we ook voor Delft Support. Daarbij streven we naar passende en betaalbare facilitaire diensten, die bijdragen aan het welzijn van onze inwoners, organisaties, bezoekers en medewerkers. Om dit ook in de toekomst te borgen, passen we waar mogelijk innovatieve oplossingen toe en werken we op basis van een meerjarenonderhoudsplan. Dit helpt ons om de toekomstige onderhoudsbehoeften van onder meer het stadskantoor in beeld te hebben en kostenbewust uit te voeren. Ook dragen we waar mogelijk bij aan de energietransitie en voeren waar nodig duurzaamheidsmaatregelen door. Ten slotte blijven we de ontwikkelingen monitoren rondom energie, en met name de kosten ervan. 

Eind 2022 heeft Delft zich aangesloten bij het landelijk manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Met het ontwikkelde actieplan heeft Delft als doel om een bijdrage te leveren aan actuele maatschappelijke uitdagingen. In het actieplan is voor de gemeente vastgelegd welke ambitieniveaus we nastreven voor elk van de maatschappelijke doelen en welke acties hiertoe worden uitgevoerd. Naast het MVOI-thema zetten we ook in op het verbeteren van het proces van contractbeheer om daarmee een solide basis te leggen voor het versterken van contractmanagement binnen de hele organisatie.

Op grond van art. 213a Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid van het gevoerde bestuur. In de Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Delft is vastgelegd dat het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en bij de jaarstukken van de jaarrekening rapporteert over de voortgang van deze onderzoeken. De ambtelijke sturing op de audits ligt bij het Auditcomité, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.
Het Auditcomité stelt in september 2024 de onderzoeksplanning vast voor 2025. Het Auditcomité selecteert in beginsel twee onderwerpen/thema’s voor onderzoek in 2025. In de planning wordt ruimte gelaten om lopende het jaar onderzoek te doen naar aanleiding van actuele knelpunten.

In de Financiële verordening is voorgeschreven dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en de jaarstukken respectievelijk informeert en rapporteert over niet financiële onrechtmatigheid, in het bijzonder fraude(s) binnen de organisatie en het niet naleven van de bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen.

Beheersing frauderisico
Bij fraude gaat het om een opzettelijke handeling, gebruikmakend van misleiding, om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Binnen de gemeente betreft het gedrag van bestuurders/medewerkers waarbij sprake is van het bewust schenden van regels om een ander of zichzelf te bevoordelen.  
In de organisatie is een frauderisicomodel ontwikkeld voor een aantoonbare beheersing van het frauderisico. Hiervoor zijn de processen geïnventariseerd waarbij een frauderisico aanwezig is. Daarvan is de impact van het risico benoemd. Jaarlijks worden de bestaande beheersmaatregelen geëvalueerd binnen de verschillende teams en afdelingen, om te bepalen of deze nog afdoende zijn of moeten worden aangevuld. Aan het college wordt gerapporteerd over fraude die zich eventueel heeft voorgedaan en over de afhandeling daarvan door de organisatie, met toetsing aan een hiervoor ontwikkeld Stappenplan vermoeden frauderisico. Het college stelt jaarlijks het geactualiseerde frauderisico-overzicht vast. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt hierover gerapporteerd.

Beheersing naleving Wet fido
Vier maal per jaar is er een treasuryberaad waaraan de wethouder financiën, de concerncontroller en de treasurer deelnemen. Hierin worden onder meer de verschillende onderdelen van Wet fido besproken. Zoals het verloop en prognose van de kasgeldlimiet, renterisico en schatkistbankieren. Het eventueel aantrekken, uitzetten van langlopende leningen wordt hier ook besproken. Indien van toepassing neemt het treasuryberaad hier ook besluiten over.