Bedrijfsvoering

De wereld van bedrijfsvoering ontwikkelt zich in een razend tempo. Daarom streven we voortdurend naar modernisering van onze interne dienstverlening. Dit onderzoeken we in nauwe samenwerking met de gebruikers van deze dienstverlening. Waar nodig passen we onze dienstverlening aan.

Omvang van de organisatie en samenstelling personeelsbestand 
In de huidige arbeidsmarkt blijft het een uitdaging om goed gekwalificeerd personeel aan te trekken en te behouden voor onze organisatie. Op 31 december 2024 bestond het personeelsbestand uit 991 fte, een toename van ongeveer 8,6% ten opzichte van 2023. Deze groei is het gevolg van de extra financiële middelen die Delft heeft ontvangen voor diverse investeringsprojecten. De komende jaren voorzien we geen verdere groei van de organisatie en blijft het aantal fte nagenoeg gelijk. Gemiddeld vervullen we meer dan 95% van onze vacatures, mede dankzij onze continue inzet om het Delftsblauwe werkgeverschap aantrekkelijk te maken en te houden. Deze inspanning zetten we vanaf dit jaar structureel door.

Delftsblauwe werkgever
Werken voor Delft betekent samen werken aan de stad door ons in te zetten voor het zorgvuldig uitvoeren van grote opgaven naast onze reguliere taken. Om beide te realiseren, werken we samen met collega's en partners in de stad. Binnen deze context bieden we onze medewerkers inhoudelijk interessant werk in een prettige en veilige werkomgeving. We investeren actief in ambtelijk vakmanschap, zodat iedereen de eigen talenten en ervaring optimaal kan inzetten en verder ontwikkelen. Leidinggevenden stimuleren zowel het inhoudelijke vakmanschap als de competentieontwikkeling van hun medewerkers, en worden hierin ondersteund via een leiderschapsprogramma. In 2025 zijn we gestart met het uitvoeren van verdiepende onderzoeken die voortkomen uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Het onderzoek naar psychosociale arbeidsbelasting – waaronder werkdruk, (seksuele) intimidatie, agressie en pesten – heeft in 2025 plaatsgevonden op afdelingen waar signalen zijn dat dit aandacht vraagt. Op basis van deze onderzoeken kunnen leidinggevenden gericht werken aan het bevorderen van een gezonde en veilige werkomgeving. Deze aanpak sluit aan bij onze bredere inzet op preventie en welzijn op de werkvloer.

Ook stimuleren we interne mobiliteit, zodat medewerkers de kans krijgen om binnen de organisatie nieuwe uitdagingen aan te gaan. Daarnaast richten we ons op de toekomst door jong talent aan te trekken, onder andere via deelname aan het traineeprogramma van de Metropoolregio Rotterdam Den Haag. 

Strategische personeelsplanning 
In 2025 zijn we gestart met de gestructureerde implementatie van strategische personeelsplanning binnen de gehele organisatie. Het kritisch, beperkt en doelgericht inhuren van externe professionals vormt daarbij een belangrijk uitgangspunt. Door schaarste op de arbeidsmarkt en tijdelijke capaciteitstekorten kunnen we niet alle expertisebehoeften met eigen medewerkers invullen. Per 31 december 2024 bedraagt het percentage externe inhuur 17,8% van de loonsom. Dit ligt iets boven het landelijk gemiddelde van 17,6% voor gemeenten met meer dan 100.000 inwoners (exclusief de G4-gemeenten). 
Vanuit ons streven naar het aantrekkelijk maken en blijven van het Delftsblauw werkgeverschap zetten we in op het versterken van onze vaste ambtelijke organisatie. In 2024 zijn 18 ingehuurde medewerkers in vaste dienst gekomen bij de gemeente Delft – een ontwikkeling die we willen voortzetten en intensiveren.

In 2026 blijft aandacht voor het verder terugdringen van externe inhuur door:
•    gerichte werving voor structurele en tijdelijke functies waarvoor momenteel nog externe professionals worden ingezet. Daarnaast stimuleren we het gebruik van een nieuwe procedure voor het inhuren van externen, wanneer dit onvermijdelijk is;
•    het vergroten van interne mobiliteit en opleidingsmogelijkheden;
•    het versterken van strategische personeelsplanning, zodat tijdig kan worden geanticipeerd op toekomstige capaciteitstekorten, kennisverlies en het wegvallen van collectief geheugen.

Door deze inzet werken we toe naar een duurzamer evenwicht tussen externe en interne inzet, met meer continuïteit en binding binnen onze organisatie.

Diversiteit en veilige werkomgeving
Onze organisatie bestaat uit mensen met diverse achtergronden, afkomst en eigenschappen. We waarderen deze diversiteit, beschouwen het als een verrijking voor onze organisatie en zetten ons in om gelijke kansen voor iedereen te waarborgen. Dit maakt onlosmakelijk deel uit van onze rechtspositie en van hoe wij werven en selecteren. De inzet op het versterken van kennis en bewustwording over diversiteit en inclusie wordt structureel geborgd binnen de organisatie. In 2025 zijn concrete stappen genomen om een prettige en veilige werkomgeving voor iedereen te creëren. Op basis van de uitkomsten van de pulse-metingen – korte enquêtes met vijf gerichte vragen – nemen we gedurende het jaar gerichte stappen om de werkomgeving structureel te verbeteren en veiligheid te garanderen. Deze inzichten vormen de basis voor voortdurende ontwikkeling en verbetering. Dit doen we onder meer met toegankelijke middelen, zoals de app ‘Zou ik wat zeggen’ en door het beschikbaar stellen van vertrouwenspersonen voor alle medewerkers. 

Efficiënte en effectieve informatievoorziening is van cruciaal belang in onze moderne samenleving. Als gemeente streven we voortdurend naar verbetering van onze informatiesystemen en -processen, met als doel de dienstverlening aan onze inwoners te verbeteren en besluitvorming te optimaliseren. We willen betrouwbare, actuele en toegankelijke informatie bieden aan alle belanghebbenden, zodat zij weloverwogen beslissingen kunnen nemen en we gezamenlijk kunnen werken aan de ontwikkeling van onze stad.

Digitale autonomie
Delft is door digitalisering en de toenemende uitwisseling van informatie een steeds belangrijker onderdeel binnen haar netwerk van inwoners, samenwerkingspartners en afnemers van  dienstverlening.  Wij willen vanuit deze positie autonoom kunnen handelen bij de digitale inrichting van onze samenwerking. De komende jaren zetten we een stevige koers in om een zo hoog mogelijke mate van digitale autonomie te bereiken.

Digitaal Wendbaar
Digitale data is de basis voor onze informatie-uitwisseling, dienstverlening en samenwerking. Om met onderbouwde besluiten in de spelen op de snelle veranderingen in onze omgeving moeten onze digitale middelen wendbaar zijn. Daarom maken we de komende jaren onze informatiehuishouding en digitale middelen flexibel en schaalbaar.

Digitaal weerbaar
Voortgaande digitalisering verandert onze samenleving constant. Dit gaat gepaard met nieuwe risico’s en bedreigingen. Wij zorgen we de komende jaren dat we hier weerbaar tegen zijn. Onze infrastructuur is veilig en betrouwbaar, en onze medewerkers zijn digitaal bewust en vaardig.

Verantwoorde inzet kunstmatige intelligentie
Onze dienstverlening is grotendeels gedigitaliseerd. Daarbij komt dat de mogelijkheden voor toepassingen van kunstmatige intelligentie explosief zijn toegenomen. We onderzoeken hoe we doelmatig en ethisch verantwoord kunstmatige intelligentie kunnen inzetten. Tegelijkertijd werken we blijvend aan de digitale vaardigheid van onze organisatie om met deze digitale ontwikkelingen om te kunnen gaan. 

Informatiebeveiliging en gegevensbescherming
Uit de verantwoordingsrapportage Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming 2024 komt naar voren dat de gemeente Delft zowel op het gebied van informatiebeveiliging als gegevensbescherming verscheidene passende maatregelen heeft geïmplementeerd en stuurt op verbetering. Om de mate van volwassenheid op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming te vergroten en verder te ontwikkelen, zetten we in op risicomanagement en eigenaarschap.

Ter ondersteuning van het versterken van het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid wordt een GRC/ISMS/Privacy-applicatie geïmplementeerd. Het doel is om een afdelingshoofd (risico-eigenaar) te voorzien van de juiste inzichten en stuurinstrumenten, en risico-gebaseerd te kunnen (bij)sturen. Op het gebied van business continuïteit zullen we werken aan standaardisatie en het onderhouden en uitbreiden van het aantal continuïteitsplannen. Om de processen rondom autorisaties bij personele wijzigingen (instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers) te verbeteren, is een pragmatische roadmap opgesteld, en gaan we kijken hoe we hier verdere invulling aan kunnen gaan geven. De aanbesteding voor netwerkmonitoring (MDR, Monitoring, Detection and Response)) wordt opnieuw uitgevoerd. 

Vanuit Samenwerken met informatie werken we verder aan de verbetering van ons informatiebeheer. Ook werken we aan verschillende verbeteracties die voortvloeien vanuit de KPI-rapportage op dit vlak. Tot slot starten we in de loop van dit jaar met het actief scholen van de organisatie, gericht op de A.I.-geletterdheid. 

Sinds de implementatie van de nieuwe financiële applicatie (ERPx) in 2025 is er nog maar één basisapplicatie voor de ontsluiting van financiële informatie. Om de betrouwbaarheid van informatie te vergroten, is een groot aantal koppelingen met andere applicaties tot stand gebracht.

In 2026 bouwen we verder aan geautomatiseerd verwerken van inkomende en uitgaande facturen. We zetten daarbij software in voor factuurherkenning en verwerking in de ERPx-omgeving. Dit verhoogt de betrouwbaarheid en de snelheid van betalen.

Belangrijkste doel voor de facilitaire dienstverlening blijft de aankomende periode ook het bieden van een veilige, duurzame en klantgerichte werkomgeving, die de efficiënte levering van gemeentelijke diensten ondersteunt. Dit doen we ook voor Delft Support. Daarbij streven we naar passende en betaalbare facilitaire diensten, die bijdragen aan het welzijn van onze inwoners, organisaties, bezoekers en medewerkers.

Om dit ook in de toekomst te borgen, passen we waar mogelijk innovatieve oplossingen toe en werken we planmatig aan het onderhoud. Dit helpt ons om de toekomstige onderhoudsbehoeften van onder meer het stadskantoor in beeld te hebben en kostenbewust uit te voeren. Ook dragen we bij aan de energietransitie. Zo wordt de verlichting van het stadskantoor de komende periode verder omgezet naar ledverlichting.  

We blijven de komende periode aandacht besteden aan het inclusief en toegankelijk inrichten van de gemeentelijke gebouwen, bijvoorbeeld door spraaksturing in de liften van het stadskantoor aan te brengen voor medewerkers of bezoekers met een visuele beperking. Ten slotte blijven we de ontwikkelingen monitoren rondom energie, en met name de kosten ervan en wordt de brandverzekering opnieuw aanbesteed.

Sinds de aansluiting bij het landelijk manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) eind 2022 werkt Delft aan toekomstbestendige inkoop. In 2025 heeft de evaluatie over 2023 en 2024 plaatsgevonden. Rekening houdend met de aanbevelingen uit deze evaluatie ontwikkelen we MVOI in 2026 verder door. 

Naast de uitvoering van het actieplan en de versterking van contractbeheer speelt de gemeente in op bredere ontwikkelingen binnen het inkoopvak. Zo wordt onderzocht hoe kunstmatige intelligentie kan ondersteunen bij analyses, risicobeoordeling en documentatie, met oog voor transparantie en menselijke afweging. Tegelijk zien we een daling in het aantal inschrijvingen. Delft zet daarom in op het verlagen van administratieve lasten en het versterken van de marktbenadering, met aandacht voor lokale en kleinere partijen. Ook de toenemende juridisering vraagt om een goede balans tussen rechtmatig en doelgericht werken.

Delft richt zich op duidelijke, proportionele kaders en ruimte voor professionele keuzes. Daarnaast kijken we naar de inzet van alternatieve aanbestedingsvormen die beter passen bij complexe opgaven en samenwerking stimuleren. Zo blijft inkoop bijdragen aan maatschappelijke waarde, nu en in de toekomst.

Op grond van de Gemeentewet (art. 213a) verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. In de Verordening Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Delft is vastgelegd dat het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en bij de jaarstukken van de jaarrekening rapporteert over de voortgang van deze onderzoeken. De ambtelijke sturing op de audits ligt bij het Auditcomité, onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris.
Het Auditcomité stelt in september 2025 de onderzoeksplanning vast voor 2026. Het Auditcomité selecteert in beginsel twee onderwerpen/thema’s voor onderzoek in 2026. In de planning wordt ruimte gelaten om lopende het jaar onderzoek te doen naar aanleiding van actuele knelpunten.

In de Financiële verordening is voorgeschreven dat het college in de paragraaf bedrijfsvoering van de programmabegroting en de jaarstukken respectievelijk informeert en rapporteert over niet-financiële onrechtmatigheid, in het bijzonder fraude(s) binnen de organisatie en het niet naleven van de bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen.

Beheersing frauderisico 
Bij fraude gaat het om een opzettelijke handeling, gebruikmakend van misleiding, om (al dan niet financieel) voordeel te krijgen. Binnen de gemeente betreft het gedrag van bestuurders/medewerkers waarbij sprake is van het bewust schenden van regels om een ander of zichzelf te bevoordelen. In de organisatie is een frauderisicomodel ontwikkeld voor een aantoonbare beheersing van het frauderisico. Hiervoor zijn de processen geïnventariseerd waarbij een frauderisico aanwezig is. Daarvan is de impact van het risico benoemd. Jaarlijks worden de bestaande beheersmaatregelen geëvalueerd binnen de verschillende teams en afdelingen, om te bepalen of deze nog afdoende zijn of moeten worden aangevuld. Aan het college wordt gerapporteerd over fraude die zich eventueel heeft voorgedaan en over de afhandeling daarvan door de organisatie, met toetsing aan een hiervoor ontwikkeld Stappenplan vermoeden frauderisico. Het college stelt jaarlijks het geactualiseerde frauderisico-overzicht vast. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt hierover gerapporteerd.

Beheersing naleving Wet fido
Vier maal per jaar is er een treasuryberaad waaraan de wethouder financiën, de concerncontroller en de treasurer deelnemen. Hierin worden onder meer de verschillende onderdelen van Wet fido besproken. Zoals het verloop en prognose van de kasgeldlimiet, renterisico en schatkistbankieren. Het eventueel aantrekken, uitzetten van langlopende leningen wordt hier ook besproken. Indien van toepassing neemt het treasuryberaad hier ook besluiten over.